Finnish Design Shopin eettiset toimintaohjeet – pohjoismaisen onnellisuuden käsikirja
Finnish Design Shopin tavoitteena on jakaa pohjoismaista onnellisuutta muotoilun ystäville kaikkialla maailmassa. Siksi olemme koonneet kauppaamme maailman laajimman valikoiman pohjoismaiseen elämäntyyliin sopivia designtuotteita, jotka täyttävät korkeat laatu- ja vastuullisuuskriteerit. Suhtaudumme tavoitteeseemme intohimoisesti, ja pyrimme noudattamaan samoja korkeita vaatimuksia sekä ilmentämään pohjoismaista onnellisuutta kaikessa, mitä teemme.
Haluamme, että työntekijämme voivat olla ylpeitä työpaikastaan, ja pyrimme edistämään sekä koko Finnish Design Shopin henkilöstön, että kanssamme toimivan designyhteisön kukoistusta. Nämä eettiset toimintaohjeet ohjaavat meitä tässä työssä.
Eettisten toimintaohjeidemme tarkoituksena on esittää selkeästi yhteiset eettiset ja oikeudelliset periaatteemme sekä tarjota näin työkalu päivittäisen työn ja päätöksenteon tueksi. Työskentelitpä sitten koko- tai osa-aikaisesti, varastolla, taloustiimissä, esihenkilö- tai johtotehtävissä, asiakaspalvelussa, Francklyssä, projektimyynnissä tai missä tahansa muussa tehtävässä Finnish Design Shopilla, nämä eettiset toimintaohjeet on laadittu juuri sinulle.
Eettiset toimintaohjeemme koostuvat kolmesta eri teemasta ja 12 alakohdasta, joita noudattamalla voit varmistaa toimivasi Finnish Design Shopin arvojen mukaisesti. Näin luomme yhdessä Finnish Design Shopista entistä paremman työpaikan. Ohjeet määrittelevät, millainen käytös on hyväksyttävää ja millainen ei. Lisäksi ne tarjoavat konkreettisia neuvoja, joiden avulla voimme toteuttaa periaatteitamme ja arvojamme käytännössä. Ohjeissa kerrotaan myös, minkä kanavien kautta voi hakea apua tai raportoida rikkomuksesta. Eettiset toimintaohjeemme ovat tukenasi päivittäisessä päätöksenteossa, ja niiden on tarkoitus auttaa sinua kaikissa tilanteissa, joissa ei ole täysin selvää, mikä on oikea tapa toimia.
Miten pitää toimia, jos joku rikkoo näitä eettisiä toimintaohjeita?
Jos havaitset toimintaa, jonka uskot olevan laitonta, epäeettistä, tai muuten haitallista työkavereitasi, yhteistyökumppaneita, asiakkaita tai Finnish Design Shop Oy:tä kohtaan, sinun tulee kertoa havainnostasi. Raportointiohjeet on kuvattu toimintaohjeiden lopussa.
Jos joudut tilanteeseen, jossa et ole varma siitä, millainen käytös on hyväksyttävää ja millainen ei, ota yhteyttä esihenkilöösi, HR:ään tai johtoryhmään.
Toimitusjohtajan viesti
Finnish Design Shopin tehtävänä on viedä pohjoismaista onnellisuutta maailmalle paketti kerrallaan. Kun pohjoismaista onnellisuutta tutkii yhtään tarkemmin, löytyvät sen ytimestä avoimuus, tasa-arvo ja vastuullisuus. Tämän takia koemme, että meillä on tavallistakin suurempi velvollisuus edistää näitä arvoja kaikissa toimissamme.
Liiketoiminnan eettisyys ja toisten kunnioitus ovat meille ainoa ja oikea tapa toimia, ja vain toimimalla oikein voimme menestyä. Vastuullisuuden toteuttaminen koskee meitä kaikkia roolista ja tehtävästä riippumatta.
Vastuullisuus on päivittäisiä tekoja ja arjen toimintaa. Olemme laatineet tämän eettisen ohjeistuksen, jotta kiireisinäkin hetkinä arvojemme mukaiset valinnat ovat kaikille selkeitä ja helppoja tehdä. Vain yhdessä voimme tehdä maailmasta vastuullisemman ja entistä onnellisemman meille kaikille!
Noora Tirkkonen
Toimitusjohtaja
Näin luomme työpaikan, johon kaikkien on helppo tulla
Uskomme turvallisen työympäristön olevan sellainen, jossa jokainen tuntee olonsa tervetulleeksi. Kuuluvuuden tunne syntyy päivittäisissä kohtaamisissa työkavereiden kanssa, kun toimimme kunnioittavasti ja pohjoismaisen tasa-arvokäsityksen mukaisesti, ja turvaamme ihmisoikeuksien toteutumisen kaikissa tilanteissa.
1. Kohtelemme toisiamme kunnioittavasti
Kohtele muita aina kunnioittavasti, oikeudenmukaisesti ja ystävällisesti.
Arvomme Avoinna aina, Lupa tehdä ja Ilo edellyttävät jokaisen panosta ja huomaavaista käytöstä. Me Finnish Design Shopilla kohtelemme kaikkia kunnioittavasti. Jokaisen työntekijän tulee toimia kohteliaasti ja huomioonottavasti kaikissa töihin liittyvissä vuorovaikutustilanteissa.
Mitä odotamme toisiltamme:
- Tervehdi jokaista showroomilla, varastotiloissa ja toimistolla.
- Kunnioita erilaisia mielipiteitä ja suhtaudu empaattisesti erilaisiin kokemuksiin.
- Ota rakentava kritiikki vastaan kohteliaasti ja pyydä aktiivisesti palautetta.
- Viesti avoimesti. Vältä tiedon panttaamista ja siiloja, jotka jättävät toiset ulkopuolelle.
- Jos koet, että Finnish Design Shopin työntekijä, esihenkilö, asiakas tai yhteistyökumppani kohtelee sinua epäoikeudenmukaisesti tai epäasiallisesti, huomauta siitä kyseiselle henkilölle suoraan mutta kohteliaasti. Jos sinusta tuntuu epämukavalta ottaa asia henkilökohtaisesti puheeksi, tai jos kyseisen henkilön haitallinen käytös jatkuu huomautuksen jälkeenkin, tutustu raportointiohjeisiin.
Esimerkki
Tiimikaverisi lähettää sinulle sopimattoman vitsin, mikä ei mielestäsi vastaa sellaista käytöstä, jota työkaverilta voi odottaa tai toivoa. Olet epävarma siitä, pitäisikö sinun ottaa asia puheeksi kyseisen henkilön kanssa. Miten tilanteessa tulisi toimia?
2. Puolustamme yhdenvertaisuutta, monimuotoisuutta ja syrjimättömyyttä
Pyri tekemään työpaikasta yhdenvertainen yhteisö, johon kaikki voivat tuntea kuuluvansa, ja jossa kaikkia kuunnellaan.
Pohjoismainen tasa-arvo ulottuu kaikkiin työskentelyyn liittyviin asioihin Finnish Design Shopilla. Olemme sitoutuneet luomaan työyhteisön, jossa taustoiltaan ja taidoiltaan erilaisilla ihmisillä on yhtäläinen mahdollisuus kukoistaa. Yhdessä voimme monin eri tavoin varmistaa, että Finnish Design Shop on yhdenvertainen ja inklusiivinen työpaikka, jossa jokainen voi olla oma itsensä.
Mitä sitoumuksemme tarkoittavat käytännössä?
Arvostamme monimuotoisuutta. Tämä tarkoittaa, että hyväksymme täysin ja otamme mukaan kaikenlaiset ihmiset riippumatta henkilön sukupuoli-identiteetistä, rodusta, etnisestä taustasta, uskonnosta, iästä, seksuaalisesta suuntautumisesta, kansallisuudesta, fyysisestä tai psyykkisestä toimintakyvystä, perhetilanteesta, poliittisista mielipiteistä, ammattiliiton jäsenyydestä tai mistä tahansa muusta henkilökohtaisesta ominaisuudesta.
Takaamme tasa-arvon kaikille. Tämä tarkoittaa, että takaamme kaikille tasavertaiset mahdollisuudet ja saavutukset edellä mainituista henkilökohtaisista ominaisuuksista riippumatta. Pyrimme myös kaikin keinoin poistamaan sellaiset epäreilut esteet, joita erilaiset taustat ja ominaisuudet saattavat aiheuttaa.
Inklusiivisuus on erittäin tärkeää kaikessa vuorovaikutuksessa työpaikalla. Meidän kaikkien tulee varmistaa, ettei ketään jätetä yhteisön ulkopuolelle, ja ettei kukaan tunne töissä itseään ei-toivotuksi jonkin edellä mainitun ominaisuuden tai muun syyn vuoksi.
Emme hyväksy minkäänlaista häirintää missään olosuhteissa. Häirintä voi ilmetä monissa eri muodoissa: sitä ovat sekä ei-toivottu fyysinen ja sanallinen käytös että mikä tahansa epäsuora toiminta, joka saa henkilön tuntemaan olonsa nöyryytetyksi, uhatuksi tai turvattomaksi.
Emme myöskään hyväksy minkäänlaista syrjintää. Syrjintä tarkoittaa yksilön tai ryhmän epäoikeudenmukaista tai eriarvoista kohtelua edellä mainittujen ominaisuuksien tai henkilön taustan perusteella. Sen lisäksi, että syrjintä on laitonta, se on vastoin kaikkea, mitä Finnish Design Shop edustaa.
Mitä odotamme toisiltamme:
- Käytä aina inklusiivista kieltä (esim. sukupuolineutraaleja, ei-rasistisia ja muutoin syrjimättömiä sanavalintoja).
- Ota kaikki mukaan yhteisiin menoihin niin työpäivän aikana kuin sen jälkeenkin. Älä siis esimerkiksi jätä tietoisesti kutsumatta ketään työkaveria epävirallisesti työhön liittyvään tilaisuuteen, joka järjestetään työpäivän jälkeen.
- Haasta ennakkokäsitykset ja pyri tunnistamaan tiedostamattomat ennakkoluulot, jotka voivat vaikuttaa tapaasi vuorovaikuttaa muiden kanssa.
- Älä kerro vitsejä, jotka voivat jonkun mielestä olla sopimattomia, syrjiviä tai halventavia (esim. seksistiset, rasistiset tai homofobiset vitsit).
- Älä tee päätöksiä työkavereiden henkilökohtaisen elämän perusteella. Älä kysy henkilökohtaisiin suhteisiin tai perhesuunnitteluun liittyviä kysymyksiä haastatteluissa tai kehityskeskusteluissa.
- Jos olet esihenkilöasemassa, toimi rekrytoinneissa tasa-arvoisesti ja yhdenvertaisesti. Huomauta ja/tai raportoi epäillystä tai havaitusta syrjinnästä, yhteisön ulkopuolelle sulkemisesta tai häirinnästä välittömästi.
- Jos joku ei ymmärrä, että hänen sanansa tai tekonsa ovat syrjiviä tai loukkaavia, voit kertoa hänelle tästä kohteliaasti. Jos suoraan henkilölle huomauttaminen tuntuu kiusalliselta, tai jos kyseisen henkilön haitallinen käytös jatkuu huomautuksen jälkeenkin, tutustu raportointiohjeisiin.
Esimerkki
Olet rekrytoimassa uutta työntekijää ja tekemässä valintaa kahden hakijan välillä, joista toinen on (oletetun sukupuolen perusteella) nainen ja toinen mies. Haastattelun aikana naispuolinen hakija on maininnut aikeistaan perustaa perhe. Saako tämä seikka vaikuttaa päätöksentekoon kyseisessä tilanteessa?
3. Pidämme huolta ihmisten terveydestä, turvallisuudesta ja hyvinvoinnista
Varmista, että Finnish Design Shop on turvallinen paikka niin työkavereille, yhteistyökumppaneille kuin asiakkaille.
Kun painotamme turvallisuutta päivittäisessä työssämme, suojelemme ympärillämme olevia ja teemme Finnish Design Shopista paremman paikan paitsi työkavereillemme, myös kumppaneillemme ja asiakkaillemme.
Mitä odotamme toisiltamme:
- Huolehdi omasta ja muiden turvallisuudesta kaikissa työhösi liittyvissä tehtävissä.
- Lue huolellisesti työterveyttä ja -turvallisuutta koskeva opas ja suorita kaikki työtehtäviesi kannalta asiaankuuluvat turvallisuuskoulutukset.
- Käytä kussakin tehtävässä oikeanlaisia työkaluja, asianmukaisia suojavarusteita ja ergonomisia välineitä.
- Ilmoita mahdollisista tai todellisista terveys- ja turvallisuusriskeistä (sekä havaitsemistasi läheltä piti -tilanteista) esihenkilöllesi tai työsuojelutoimikunnalle. Jos työpaikallasi sattuu työtapaturma, toimi työterveyttä ja -turvallisuutta koskevan oppaan ohjeiden mukaisesti ja ilmoita asiasta esihenkilöllesi sekä HR:ään.
Esimerkki
Työskentelet Finnish Design Shopin varastolla ja huomaat vuorosi aikana, ettei työkaverillasi ole asianmukaisia turvajalkineita. Miten tilanteessa tulisi toimia?
4. Kunnioitamme ihmisoikeuksia
Kunnioittaa ja edistä ihmisoikeuksia kaikkialla.
Edistämme ja kunnioitamme kaikkien ihmisten ihmisoikeuksia. Sitoudumme toimenpiteisiin, joilla varmistamme, että oikeuksia kunnioitetaan sekä Finnish Design Shopissa, että koko arvoketjussamme. Toimintaamme ohjaavat kaikki voimassa olevat kansalliset ja kansainväliset ihmisoikeuksia koskevat lait, sopimukset ja yleissopimukset, kuten Yhdistyneiden kansakuntien liike-elämän ja ihmisoikeuksien perusperiaatteet sekä Kansainvälisen työjärjestön (ILO) sopimukset ja suositukset.
Mitä odotamme toisiltamme:
- Sinulla on oikeus liittyä ammattiliittoon ja kysyä liitoltasi neuvoa.
- Jos toimit esihenkilönä, varmista, että työntekijöiden oikeuksia noudatetaan jatkuvasti esimerkiksi järjestäytymisvapauden ja ammattiliittoon liittymisen oikeuden osalta.
- Kaikilla Finnish Design Shopin työntekijöillä on oikeus omaan mielipiteeseen ja vapaus järjestäytyä. Työntekijät eivät kuitenkaan saa työaikana harjoittaa poliittista aktivismia tai kampanjointia.
- Myös yhteistyökumppaneidemme tulee kunnioittaa kaikkien henkilöstönsä jäsenten ihmisoikeuksia sekä edistää ihmisoikeuksien toteutumista omassa toimitusketjussaan kumppaneitamme koskevien eettisten toimintaohjeiden mukaisesti.
- Jos sinulle tulee jotain kysyttävää työolosuhteisiin liittyen, ota yhteyttä HR:ään, esihenkilöösi tai työsuojelutoimikuntaan.
- Älä milloinkaan hyväksy pakko- tai lapsityövoiman käyttöä missään kohtaa toimitusketjuamme tai kumppaniverkostoamme. Ilmoita kaikista mahdollisista tai todellisista ihmisoikeusrikkomuksista raportointiohjeiden mukaisesti.
Esimerkki
Sinulla on ongelmia tavarantoimittajan kanssa, sillä et saa tietoa yrityksen tuotteita valmistavasta tehtaasta. Brändin edustaja vetoaa luottamuksellisuuteen ja kilpailutilanteeseen. Miten asiassa tulisi edetä?
Näin toimimme vastuullisen muotoilun tiennäyttäjänä
Tiedostamme toimintamme ympäristövaikutukset. Haaveidemme maailmassa design on osa ratkaisua, ja pyrimme tekemään kaikkemme lisätäksemme ajattoman muotoilun arvostusta. Lisäksi pyrimme minimoimaan negatiiviset ympäristövaikutukset kaikilla toimintamme osa-alueilla. Koska haluamme toimia suunnannäyttäjänä, vaalimme myös avoimuutta ja luottamusta Finnish Design Shopia ja henkilöstöämme kohtaan.
5. Vaalimme toimintamme ydintä, laadukasta designia
Älä tingi laadusta. Pidä rima korkealla ja vaali korkeita standardejamme.
Ajaton design on lähtökohtaisesti vastuullista, sillä se on suunniteltu kestämään vuosikymmenien tai jopa vuosisatojen käyttöä. Menestyksemme, sekä asiakkaidemme meitä kohtaan osoittama luottamus, perustuvat kykyymme tarjota aina parasta laatua koko tuotevalikoimamme osalta. Designyhteisön on kuitenkin pyrittävä entistäkin vastuullisempaan toimintaan, ja tätä muutosta me haluamme osaltamme olla johtamassa.
Varmistamme, että kaikki valikoimamme brändit ja tuotteet täyttävät Finnish Design Shopin vastuullisuuskriteeristön (Product Sustainability Framework) vaatimukset liittyen laatuun, ilmastoon, ihmisoikeuksiin ja ympäristökysymyksiin. Edistämme kiertotaloutta pidentämällä tuotteiden elinkaarta Francklyn kautta. Franckly on Finnish Design Shopin ylläpitämä ja kuratoima käytetyn designin markkinapaikka verkossa.
Mitä odotamme toisiltamme:
- Älä koskaan hävitä palautettuja tuotteita, jotka ovat käyttämättömiä ja toimivia. Anna käytetyille tuotteille uusi elämä Francklyn kautta.
- Jos työskentelet markkinoinnin tai viestinnän parissa, muista viestinnässämme, että kannatamme vain laadukasta designia ja harkittuja ostopäätöksiä.
- Tue korkeiden standardiemme noudattamista myös koko toimitusketjussamme etenkin, jos työskentelet hankintojen parissa. Standardit on kuvattu yrityksemme kumppaneita koskevissa eettisissä toimintaohjeissa.
Esimerkki
Työskentelet Finnish Design Shopin varastolla palautusten parissa, ja eräässä vastaanottamassasi palautetussa tuotteessa on pieni kolhu. Mitä tulee tehdä tuotteelle, jota ei enää voida myydä uutena?
6. Suojelemme ilmastoa ja ympäristöä
Minimoi hukka ja jäte, maksimoi vastuullisuus.
Mitä odotamme toisiltamme:
- Tutustu Finnish Design Shopin vastuullisuusstrategiaan ja yritystason ilmastotekoihin. Näihin toimiin kuuluvat esimerkiksi ympäristöystävällisempien toimitusvaihtoehtojen tarjoaminen, päästöjen minimointi kohti hiilineutraaliutta, sekä hiilijalanjäljen kompensointi metsiä suojelemalla.
- Kun mahdollista, suosi julkista liikennettä ja kimppakyytejä yksityisautoilun sijaan. Valitse junamatka lentomatkan sijaan aina kun mahdollista.
- Huolehdi, että materiaalit ja tuotteet kierrätetään, korjataan tai käytetään uudelleen tai uuteen tarkoitukseen aina kun mahdollista – olipa kyse sitten pakkausmateriaaleista, kynistä, papereista tai kahvikupeista.
- Minimoi jäte kaikilla työsi osa-alueilla.
- Jos työskentelet pakkaamossa, noudata aina voimassa olevia pakkausohjeita ympäristövaikutusten minimoimiseksi.
- Hävitä työskentelyn ohessa syntyneet vaaralliset ja tavalliset jätteet voimassa olevien lakien ja määräysten sekä Finnish Design Shopin ohjeiden mukaisesti.
- Tuo esille ja ehdota kehityskohteita. Esihenkilöt ja vastuullisuusasioista vastaavat henkilöt kuulevat mielellään kaikki mahdolliset ideat ja parannusehdotukset.
Tuemme toimijoita ja kumppaneita, jotka jakavat arvomme ja ovat sitoutuneet toimimaan vastuullisesti. Tässä työssä hyödynnämme vastuullisuuskriteeristöämme, Product Sustainability Frameworkia. Kriteeristöä seuraamalla edustamiamme brändien on mahdollista toimia entistä avoimemmin ja vastuullisemmin.
Esimerkki
Työhösi liittyy paljon matkustamista Turun ja Helsingin toimipisteiden välillä sekä toisinaan myös työmatkoja. Miten ympäristöasiat tulee ottaa huomioon matkoja suunnitellessa?
7. Arvostamme läpinäkyvyyttä ja kunnioitamme brändiämme
Vaali Finnish Design Shopin ansaitsemaa luottamusta toimimalla rehellisesti.
Mitä odotamme toisiltamme:
- Ole aina täysin rehellinen kaikessa markkinoinnissa ja viestinnässä. Älä koskaan tietoisesti esitä valheellisia väitteitä yrityksestämme, edustamistamme brändeistä tai myymistämme tuotteista.
- Älä julkaise lausuntoja, kuvia tai ehdotuksia, joiden voidaan katsoa loukkaavan jotain väestönosaa (mukaan lukien vähemmistöt) esimerkiksi rodun, uskonnon, kansallisen alkuperän, sukupuolen, seksuaalisen suuntautumisen, iän tai vammaisuuden perusteella.
- Älä kerää tietoa laittomin tai epärehellisin keinoin.
- Jos julkaiset sosiaalisessa mediassa omia näkemyksiäsi Finnish Design Shopista tai muotoilualasta, käytä tarkkaa harkintaa. Jos olet epävarma siitä, millaisten näkemysten esittäminen on asiallista ja hyväksyttävää, ota yhteyttä esihenkilöösi.
- Muista etenkin työmatkoilla, työhön liittyvissä tilaisuuksissa sekä sosiaalisessa mediassa, että edustat koko Finnish Design Shopia.
Esimerkki
Tiimillesi on annettu tehtäväksi suunnitella kiitoskortti Finnish Design Shopin tavarantoimittajille ja kumppaneille. Tiimisi keksii kysyä nuorelta freelance-suunnittelijalta, haluaisiko hän suunnitella kortin ilmaiseksi, jos hän saisi vastineeksi näkyvyyttä markkinointikanavissamme. Olisiko tämä hyväksyttävää?
Näin toimimme rehellisesti ja vilpittömästi
Eettinen ja kunnioittava tapa toimia on meille ainoa ja oikea tapa. Olipa kyseessä sitten tuotevalikoimamme tai palvelujemme kehittäminen, yhteistyö kumppaniemme kanssa tai designyhteisön hyväksi toimiminen, emme koskaan tingi rehellisyydestä tai lahjomattomuudesta.
8. Noudatamme aina lakeja ja määräyksiä
Noudata kaikkia voimassa olevia lakeja ja määräyksiä kaikissa toimissasi.
Jokaisen Finnish Design Shopin henkilöstön jäsenen on kaikissa tilanteissa toimittava tiukimpien eettisten vaatimusten mukaisesti sekä noudatettava voimassa olevia kansallisia ja kansainvälisiä lakeja, sääntöjä ja määräyksiä. Näitä sovelletaan esimerkiksi seuraaviin:
- Työntekijöiden oikeudet
- Työturvallisuus
- Tuoteturvallisuus
- Korruption torjunta
- Immateriaalioikeudet
- Reilu kilpailu
- Tietosuoja ja tietoturva
- Vientivalvonta
Emme koskaan tietoisesti toimi tai neuvo ketään toimimaan paikallisten lakien tai määräysten vastaisesti. Lainsäädännön noudattaminen on meille kuitenkin vasta peruslähtökohta – pyrimme aina ylittämään vähimmäisvaatimukset ja toimimaan parhaiden käytäntöjen mukaisesti kaikilla toimintojemme osa-alueilla.
Siinä epätodennäköisessä tapauksessa, että nämä eettiset toimintaohjeet ovat ristiriidassa lain kanssa, tulee noudattaa lakia. Jos taas näiden eettisten toimintaohjeiden vaatimukset ovat tiukemmat kuin lain vaatimukset, tulee noudattaa näitä toimintaohjeita.
Esimerkki
Olet työssäsi vastuussa osa-alueesta, johon liittyvää lainsäädäntöä uudistetaan lähiaikoina. Miten sinun tulisi valmistautua tuleviin muutoksiin oman alasi asiantuntijana?
9. Edistämme reilua kilpailua
Kilpailu saa toki olla kiivasta, kunhan se on aina reilua.
Mitä odotamme toisiltamme:
- Älä koskaan sovi hintoja kilpailijoidemme kanssa. Hintojen sopiminen on laitonta ja voi aiheuttaa Finnish Design Shopille huomattavaa haittaa ja taloudellisia seuraamuksia.
- Älä koskaan jaa hinnoittelua, asiakkaita tai markkinaosuuksia koskevaa tietoa tai muita liikesalaisuuksia yrityksen ulkopuolisten toimijoiden tai kilpailijoiden kanssa.
- Älä määritä jälleenmyyntihintoja toimittajien kanssa. Toimittajamme voivat toimittaa meille tuotteidensa suositusvähittäismyyntihinnat, mutta Finnish Design Shopin vastuulla ja päätäntävallassa on määrittää lopullinen jälleenmyyntihinta, jonka asiakkaamme maksavat.
- Jos jokin yritys tai henkilö ehdottaa jotakin yllä mainituista, ilmoita asiasta johdolle.
- Jos olet epävarma siitä, mitä liiketoimintaan liittyvää tietoa voidaan jakaa ulkopuolisille, keskustele asiasta esihenkilösi tai johtoryhmän kanssa.
- Jos saat käsiisi arkaluontoisia tietoja, joita ei ole tarkoitettu sinulle, poista tiedot turvallisesti ja keskustele asiasta esihenkilösi kanssa. Ilmoita lähettäjälle, että olet saanut tiedot pyytämättä ja poistanut ne.
Esimerkki
Olet alan tapahtumassa, jossa tapaat tuntemasi kilpailijan edustajan. Yksityisen keskustelun aikana kilpailijan edustaja kysyy, oletko huomannut tietyn, yhteisen brändin toimittaman tuotteen voittomarginaalin pienentyneen. Tämän jälkeen kilpailijan edustaja ehdottaa, että kumpikaan yritys ei myisi tuotetta tiettyä hintaa alemmalla hinnalla. Miten tilanteessa tulisi toimia?
10. Emme hyväksy eturistiriitoja, lahjontaa tai korruptiota
Toimi rehellisesti ja lahjomattomasti.
Emme hyväksy eturistiriitoja, lahjontaa tai korruptiota missään muodossa. Nämä ovat täysin arvojemme vastaista toimintaa, sillä tavoitteenamme on toimia eettisesti ja vastuullisesti aina ja kaikissa tilanteissa.
Eturistiriidalla tarkoitetaan tilannetta, jossa työntekijän henkilökohtainen etu, perheeseen tai ystäviin liittyvä etu, tai taloudellisiin tai sosiaalisiin tekijöihin liittyvä etu voi tehdä hänen työhönsä liittyvistä päätöksistä ja toimista puolueellisia.
Lahjonta tarkoittaa minkä tahansa arvoesineen tarjoamista, antamista, hankkimista tai vastaanottamista, kun tarkoituksena on vaikuttaa yksilön toimintaan tai päätöksentekoon.
Korruptio tarkoittaa annettujen valtuuksien väärinkäyttöä henkilökohtaisen edun saavuttamiseksi. Korruptio haittaa kilpailua ja johtaa resurssien väärinkohdistamiseen sekä mahdollisesti myös ihmisoikeusrikkomuksiin. Emme hyväksy korruptiota missään muodossa.
Mitä odotamme toisiltamme:
- Älä anna henkilökohtaisten tai muiden edellä mainittujen etujen vaikuttaa työhösi liittyviin päätöksiin.
- Jäävää itsesi tilanteissa, joihin liittyy eturistiriita. Ilmoita esihenkilöllesi, jos joudut tällaiseen tilanteeseen.
- Älä koskaan työskentele kilpailijalle, kun työskentelet Finnish Design Shopin palveluksessa.
- Älä osallistu Finnish Design Shopin järjestämiin kilpailuihin tai arvontoihin. Työntekijöiden perheenjäsenet eivät myöskään saa osallistua tällaisiin kilpailuihin tai arvontoihin.
- Jos toimit esihenkilönä, älä palkkaa toisilleen sukua olevia henkilöitä työhön, jossa he työskentelisivät toistensa esihenkilönä ja alaisena. Älä myöskään palkkaa sukulaista itsesi alaiseksi.
- Älä koskaan tarjoa, anna, pyydä, hyväksy tai ota vastaan minkäänlaisia lahjuksia.
- Anna ja ota vastaan vain lahjoja, joiden rahallinen arvo on kohtuullinen.
- Tee selväksi, että annettuihin tai vastaanotettuihin lahjoihin ei liity minkäänlaisia velvoitteita.
- Jos epäilet johonkin tilanteeseen liittyvän lahjontaa, ota yhteyttä johtoryhmään.
Esimerkki
Työskentelet projektimyynnissä ja eräs asiakkaistasi on julkisyhteisö (esimerkiksi jokin viranomaistaho). Asiakkaan edustaja on erittäin ystävällinen ja ehdottaa, että Finnish Design Shop voisi toimia sponsorina hänen lapsensa kuvataidekerhon julkaisussa. Miten tilanteessa tulisi toimia?
Ehdotuksesta tulee kieltäytyä. Työn puitteissa tehtävä yhteistyö ei ole riittävä peruste sponsoroinnille. Sponsorointi edellyttää aina selkeää liiketoimintaan liittyvää tavoitetta. Lisäksi rahan lahjoittaminen tällaiseen, julkisen viranhaltijan esittämään tarkoitukseen voi herättää epäilyn virkamiehen lahjomisesta.
Finnish Design Shopin hyväntekeväisyyskumppanit ja lahjoitusten saajat valitaan vuosittain johtoryhmän toimesta. Markkinointitiimi voi tapauskohtaisesti päättää mahdollisista tuotelahjoituksista ja yhteistöistä, jos lahjoitukset tukevat Finnish Design Shopin brändiä.
Emme yrityksenä osallistu poliittiseen tai uskonnolliseen toimintaan. Emme tee lahjoituksia poliittisille puolueille emmekä harjoita uskonnollista toimintaa työpaikalla tai työaikana.
11. Toimimme luottamuksellisesti
Pidä yrityksen liiketoimintaan liittyvät arkaluontoiset tiedot suojassa.
Yrityksemme liiketoimintaan liittyvät tiedot ovat arvokasta omaisuutta, ja on etumme mukaista suojella niitä. Yritystietojen luottamuksellinen käsittely tukee niin Finnish Design Shopia kuin kumppaneitamme.
Kaikki ei-julkiset, liiketoimintaa koskevat tiedot ovat luottamuksellisia. Esimerkiksi seuraavat tiedot ovat luottamuksellisia ja edellyttävät äärimmäistä huolellisuutta:
- Taloudelliset tiedot
- Sopimukset
- Henkilöstöä koskevat tiedot
- Asiakkaita koskevat tiedot
- Tavarantoimittajia ja muita kumppaneita koskevat tiedot
- Liiketoiminnan kehittämiseen ja tuleviin projekteihin liittyvät tiedot.
Me kaikki käsittelemme työssämme luottamuksellista tietoa, ja olemme siksi myös vastuussa sen suojelemisesta. Kun keskustelet luottamuksellisista tiedoista, muista kiinnittää huomiota paikkaan, jossa olet – esimerkiksi työpaikkaravintola on julkinen tila. Käytä näytönsuojaa, kun käytät kannettavaa tietokonettasi julkisella paikalla.
Esimerkki
Tapaat vapaa-ajalla tuttavasi, joka työskentelee kilpailijan palveluksessa. Hän kysyy, miten Finnish Design Shopin myynti on kehittynyt viime aikoina. Miten tilanteessa tulisi toimia?
12. Huolehdimme tietosuojasta ja tietoturvasta
Suojele kaikkien yksityisyyttä.
Tietosuojasta ja tietoturvasta huolehtiminen on ensiarvoisen tärkeää työkaveriemme, asiakkaidemme ja kumppaniemme sekä muiden yrityksemme sidosryhmien turvallisuuden ja yksityisyyden kannalta.
Huolehdimme tietojen suojaamisesta voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
Mitä odotamme toisiltamme:
- Henkilötietoja voidaan kerätä, tallentaa ja käsitellä vain voimassa olevan lainsäädännön sallimiin tarkoituksiin.
- Noudata varovaisuutta sosiaalisessa mediassa. Älä koskaan julkaise mitään, mikä voisi paljastaa yksityisiä tietoja Finnish Design Shopista tai sen asiakkaista, kumppaneista tai tavarantoimittajista.
- Älä koskaan jaa kenenkään henkilötietoja kolmansille osapuolille tai kumppaneille.
- Käytä henkilökohtaisia laitteita siten, että kaikki tiedot pysyvät turvassa.
- Älä koskaan käytä samoja salasanoja tai salasanojen hallintaan tarkoitettuja sovellusohjelmia sekä työhön liittyvillä että yksityisillä tileillä ja laitteilla.
- Käytä kutakin salasanaa vain kerran, eli luo jokaiselle tilille oma salasana.
Tarkemmat ohjeet ovat saatavilla Finnish Design Shopin tietosuojaa ja tietoturvaa käsittelevässä oppaassa.
Esimerkki
Työskentelet tai olet käymässä Finnish Design Shopin varastolla. Saat idean kuvata ja jakaa työpäiväsi kulkua sosiaalisen median tililläsi. Otat kuvan, jossa näkyy asiakkaille lähdössä olevia paketteja, ja harkitset sen julkaisemista Instagram-tarinassasi. Olisiko tämä hyväksyttävää?
Ei. Paketeissa voi näkyä asiakkaiden henkilötietoja. Tällaisten tietojen jakaminen yrityksen ulkopuolelle viesteissä tai julkaisuissa on ehdottomasti kiellettyä. Lisäksi esimerkiksi varaston toimintojamme voidaan pitää liikesalaisuutena, joka on luottamuksellista tietoa.
Harkitse tarkkaan, millaiset kuvat sopivat julkaistaviksi sosiaalisessa mediassa. Periaatteessa kuvia voi julkaista showroomiltamme, joka on julkinen tila. Kuvien on kuitenkin oltava hyvän maun mukaisia ja kunnioitettava niissä näkyvien henkilöiden yksityisyyttä. Muista, että kaikki Finnish Design Shopin työntekijät edustavat yritystä myös henkilökohtaisissa sosiaalisen median kanavissaan.
Esimerkki
Olet matkustamassa junalla Helsingistä Turkuun. Päätät hyödyntää junassa kuluvan ajan ja hoitaa muutaman työtehtävän. Saat yllättäen puhelun Finnish Design Shopin liikekumppanilta. Miten tilanteessa tulisi toimia?
Kysy liikekumppanilta, voitko soittaa myöhemmin takaisin, tai siirry yksityiseen puhelinkoppiin puhelun ajaksi. Julkisella paikalla työskennellessä tulee kiinnittää erityistä huomiota tietoturvaan. Ympärilläsi saattaa olla ketä tahansa työhön liittyviä henkilöitä, kuten kilpailijan, toimittajan tai asiakkaan edustajia.
Luottamuksellisista, ei-julkisista asioista ei saa koskaan keskustella julkisella paikalla, kuten junassa, kahvilassa, hississä, messuilla tai seminaarissa. Jos työpuheluun on pakko vastata julkisella paikalla, on varmistettava, että muut henkilöt eivät voi kuulla keskustelua. Lisäksi kannettavassa tietokoneessa on käytettävä näytönsuojaa, eikä tietokonetta tai puhelinta saa koskaan jättää julkisella paikalla ilman valvontaa.
Toimintaohjeiden vieminen käytäntöön
Nämä eettiset toimintaohjeet ovat kaikkien saatavilla Finnish Design Shopin verkkosivuilla. Toimintaohjeet on esitelty koko henkilöstölle niiden julkaisemisen yhteydessä, ja esihenkilöt käyvät ohjeet läpi kaikkien uusien työntekijöiden kanssa osana perehdytystä. Näihin toimintaohjeisiin tehtävistä muutoksista tai päivityksistä ilmoitetaan kaikille Finnish Design Shopin työntekijöille.
Kaikkien henkilöstön jäsenten tulee tutustua näihin toimintaohjeisiin ja noudattaa niitä, esittää tarvittaessa kysymyksiä, ja ilmoittaa ohjeiden vastaisesta toiminnasta raportointiohjeita seuraten. Kaikkien esihenkilöiden on varmistettava, että heidän tiimiläisensä tuntevat ja ymmärtävät näihin toimintaohjeisiin liittyvät velvollisuutensa. Nämä eettiset toimintaohjeet koskevat myös kaikkia ulkoisia yhteistyökumppaneita ja muita Finnish Design Shopin kanssa toimivia tahoja. Odotamme, että liikekumppanimme, kuten edustamamme brändit ja palveluntarjoajat, toimivat vastaavasti kumppaneitamme koskevien eettisten toimintaohjeiden mukaisesti.
Jokaisen henkilön on noudatettava näitä eettisiä toimintaohjeita päivittäisessä työssään ja päätöksenteossaan.
Mitä tapahtuu, jos näitä eettisiä toimintaohjeita ei noudateta
Me Finnish Design Shopilla olemme sitoutuneet toimimaan eettisesti ja vastuullisesti ja haluamme toimintamme perustuvan rehellisyyteen ja lahjomattomuuteen. Näiden toimintaohjeiden noudattamatta jättäminen heikentää Finnish Design Shopin sisäistä luottamusta sekä yhteistyökumppaniemme ja asiakkaidemme luottamusta meihin. Tämä voi heijastua kielteisesti meihin, työkavereihimme, kumppaneihimme ja liiketoimintaamme.
Tapaukset, joissa näitä toimintaohjeita ei ole noudatettu, tutkitaan perusteellisesti ja määritellyn prosessin mukaisesti. Jatkotoimenpiteiden ja mahdollisten kurinpitotoimien tarve arvioidaan tilanteen vakavuuden perusteella. Mahdollisiin toimenpiteisiin lukeutuvat esimerkiksi varoitus ja (vakavien rikkomusten osalta) työsuhteen irtisanominen.
Jos olet epävarma siitä, miten sinun tulisi toimia, kysy itseltäsi seuraavat kysymykset:
- Onko se eettistä ja/tai laillista?
- Vastaako se arvojamme ja näitä eettisiä toimintaohjeita?
- Voiko se vaikuttaa kielteisesti brändiimme tai maineeseemme?
- Saako se työkaverini kokemaan, että Finnish Design Shopilla on kiva työskennellä?
- Tuntuisiko minusta mukavalta, jos tämä päätös päätyisi uutisotsikoksi?
- Voisinko kertoa tästä päätöksestä ylpeänä ystävilleni ja perheenjäsenilleni?
Raportointikanavat – näin ilmoitat huolenaiheista ja rikkomuksista
Jos kohtaat tilanteen, joka aiheuttaa sinussa huolta, ota asia puheeksi. Finnish Design Shop pyrkii vaalimaan avoimuuden kulttuuria, jossa työntekijät voivat huoletta keskustella ongelmista ja erilaisista näkemyksistä sekä tuoda esiin heitä vaivaavia asioita.
Kaikki ilmoitetut huolenaiheet tutkitaan perusteellisesti, ja jatkotoimenpiteiden tarve arvioidaan tilanteen vakavuuden perusteella. Kun ilmoitettua rikkomusta tutkitaan sisäisesti, sinun on tuettava tutkimuksia täysin. Emme milloinkaan ryhdy toimiin sellaista henkilöä vastaan, joka ilmoittaa huolenaiheensa vilpittömässä tarkoituksessa.
Haluamme, että toimintamme tuottaa pitkäaikaista iloa samalla tavoin kuin huolellisesti valikoidut tuotteet, joita toimitamme designin ystäville eri puolille maailmaa. Kun me kaikki Finnish Design Shopilla sitoudumme noudattamaan näitä toimintaohjeita, voimme yhdessä toimia sekä planeettaamme että sen asukkaita kunnioittaen.
Jos sinusta tuntuu, että jokin asia on pielessä, toimi näin:
- On usein parasta ottaa häiritsevä asia tai tilanne puheeksi suoraan kyseisen henkilön kanssa.
- Jos sinusta tuntuu epämukavalta tai kiusalliselta ottaa asia puheeksi suoraan kyseisen henkilön kanssa, ota yhteyttä esihenkilöösi, People & Culture -tiimiin, työsuojelutoimikuntaan tai johtoryhmään.
- Mikäli koet, että asia edellyttää vakavampia jatkotoimia, voit tehdä ilmoituksen luottamuksellisen ilmoituskanavan kautta osoitteessa: https://report.whistleb.com/fi/finnishdesignshop
Versio 7.11.2022
